مثل یک حرفه‌ای ایمیل بنویسید: راهنمای کامل نوشتن ایمیل به انگلیسی
در یک کافه دنج در مرکز شهر نشسته‌اید، عطر قهوه تازه دم شده در فضا پیچیده و شما با لپ‌تاپ‌تان مشغول چک کردن ایمیل‌هایتان هستید. ناگهان ایمیلی از دانشگاه آکسفورد توجه شما را جلب می‌کند: «تبریک! شما برای بورسیه تحصیلی تمام وقت پذیرفته‌شده‌اید!» قلبتان تندتر می‌زند، لبخندی عمیق بر لبان‌تان نقش می‌بندد و از خوشحالی در پوست خود نمی‌گنجید! اما صبر کنید… اگر نمی‌توانستید به انگلیسی ایمیل بنویسید و درخواست بورسیه خود را ارسال کنید، آیا این لحظه شیرین را تجربه می‌کردید؟ نوشتن ایمیل به انگلیسی، مهارتی ضروری در دنیای امروز است. چه بخواهید برای دانشگاه درخواست دهید، چه برای شغلی درخواست بدهید و یا حتی با دوستانتان در خارج از کشور در ارتباط باشید، تسلط بر این مهارت، دریچه‌ای از فرصت‌ها را به روی شما می‌گشاید.
در این مقاله، اصول کامل نوشتن ایمیل به انگلیسی را در اختیار شما قرار می‌دهیم. پس از مطالعه این مقاله قول می‌دهیم که بتوانید انواع ایمیل‌ها، از ایمیل‌های رسمی اداری گرفته تا ایمیل‌های دوستانه و صمیمی را به‌راحتی بنویسید. پس با کانون زبان خیام همراه باشید تا گام به گام به دنیای ارتباطات بین‌المللی قدم بگذارید.
مثل یک معمار، ایمیلتان را بسازید!
ساختن یک خانه را تصور کنید. آیا بدون نقشه و طرح قبلی، می‌توان خانه‌ای زیبا و مستحکم ساخت؟ مسلماً نه! نوشتن ایمیل هم مانند ساختن خانه است. برای اینکه ایمیلی تأثیرگذار و حرفه‌ای بنویسید، باید با ساختار کلی آن آشنا باشید و مانند یک معمار، قواعد و اصول آن را رعایت کنید.
بیایید با هم، ساختار یک ایمیل انگلیسی را بررسی کنیم:
-
موضوع (Subject)
درست مثل تابلوی سر در یک ساختمان، موضوع ایمیل اولین چیزی است که خواننده می‌بیند. پس باید کوتاه، جذاب و گویای محتوای ایمیل باشد.
مثال:
- Meeting Request
- Job Application – [Your Name]
- Important Question about your Product
-
خطاب محترمانه (Salutation)
خطاب محترمانه مانند خوشامدگویی گرم به مهمان‌خانه، نقطه آغاز ایمیل شماست. در ایمیل‌های رسمی معمولاً از “Dear” به‌همراه نام کامل یا عنوان شغلی استفاده می‌شود.
مثال:
- Dear Mr. Smith
- Dear Dr. Jones
- Dear Hiring Manager
-
بدنه اصلی (Main Body)
اینجا بخش اصلی شماست! مانند اتاق‌های یک خانه، بدنه اصلی ایمیل از بخش‌های مختلفی تشکیل شده‌است:
- عبارت آغازین (Opening Statement): با یک جمله کوتاه و محترمانه شروع کنید و به خواننده ابراز ارادت کنید. مثال: “I hope this email finds you well”
- خط معرفی (Introductory Line): اگر برای اولین بار ایمیل می‌زنید، خودتان را به‌طور مختصر معرفی کنید.
- اطلاعات اصلی (Main Details): هدف اصلی ایمیل را به‌طور واضح و مختصر بیان کنید.
- اطلاعات تکمیلی (Follow-up Information): در صورت نیاز، جزئیات بیشتر یا درخواست‌های بعدی را اضافه کنید.
مثال:
I hope this email finds you well. My name is [Your Name] and I am writing to inquire about the Marketing Manager position advertised on your website. I have been working in the marketing field for the past five years and have a proven track record of success. I am particularly interested in your company because of [Reason].
-
پایان (Closing)
مانند خداحافظی با مهمان‌خانه، پایان ایمیل شما باید محترمانه و صمیمی باشد.
- سطر پایانی (Closing Line): از خواننده به‌خاطر وقت و توجهش تشکر کنید. مثال: “Thank you for your time and consideration.”
- کلمه پایانی (Email Sign-off): از عبارات محترمانه مانند “Sincerely” یا “Best regards” استفاده‌کنید.
- امضا (Signature): نام کامل، سمت و اطلاعات تماس خود را بنویسید.
مثال:
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Your Name] [Your Title] [Your Contact Information]
با رعایت این ساختار و اصول، می‌توانید ایمیل‌های تأثیرگذار و حرفه‌ای بنویسید که در ذهن خواننده باقی بماند.
آشنایی با انواع ایمیل: از نامه‌های سلطنتی تا گپ و گفت‌های دوستانه!
همانطور که لباس پوشیدن برای یک مهمانی رسمی با یک دورهمی دوستانه متفاوت است، نوشتن ایمیل به انگلیسی هم بسته به مخاطب و هدف شما، سبک و سیاق خاص خود را دارد.
به‌طور کلی، ایمیل‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
-
ایمیل رسمی (Formal Email):
تصور کنید می‌خواهید برای ملکه انگلیس نامه بنویسید! مطمئناً از کلمات و جملات محترمانه و رسمی استفاده می‌کنید و لحنتان بسیار مؤدبانه خواهد بود. ایمیل‌های رسمی هم دقیقاً همین‌طور هستند! این ایمیل‌ها در مواردی مانند زیر نوشته می‌شوند:
- نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد: وقتی می‌خواهید از استادتان درباره یک موضوع درسی سؤال بپرسید یا برای پروژه خود راهنمایی بگیرید.
- ایمیل انگلیسی برای درخواست کار: وقتی می‌خواهید برای یک موقعیت شغلی درخواست دهید و رزومه خود را ارسال کنید.
- نوشتن ایمیل اداری: وقتی می‌خواهید با همکاران یا مدیران خود در مورد مسائل کاری ارتباط برقرار کنید.
نکات مهم در نوشتن ایمیل رسمی:
- از زبان رسمی و محترمانه استفاده‌کنید.
- ساختار ایمیل را رعایت کنید (موضوع، خطاب محترمانه، بدنه اصلی، پایان).
- گرامر و املای کلمات را به‌دقت بررسی کنید.
- از نوشتن جملات بلند و پیچیده خودداری کنید.
- از استفاده از علائم تعجب و ایموجی پرهیز کنید.
-
ایمیل غیررسمی (Informal Email):
حالا تصور کنید می‌خواهید برای دوست صمیمی‌تان ایمیل بنویسید! در این صورت می‌توانید از زبان محاوره‌ای و صمیمی استفاده‌کنید و احساسات خود را راحت‌تر بیان کنید. ایمیل‌های غیررسمی برای مواردی مانند:
- ایمیل انگلیسی به دوست: وقتی می‌خواهید با دوستانتان در ارتباط باشید و از حال و احوال هم باخبر شوید.
- ایمیل انگلیسی برای رزرو هتل: اگرچه رزرو هتل ممکن است رسمی به نظر برسد؛ اما می‌توانید با لحن دوستانه و صمیمی با هتل ارتباط برقرار کنید.
نکات مهم در نوشتن ایمیل غیررسمی:
- می‌توانید از زبان محاوره‌ای و صمیمی استفاده‌کنید.
- از نوشتن جملات کوتاه و ساده استفاده‌کنید.
- می‌توانید از علائم تعجب و ایموجی (در حد معقول) استفاده‌کنید.
- مهم‌تر از همه، خودتان باشید و شخصیت خود را در ایمیل منعکس کنید!
به یاد داشته‌باشید که هدف اصلی از نوشتن ایمیل، برقراری ارتباط مؤثر است. پس با توجه به مخاطب و هدف خود، سبک و لحن مناسب را انتخاب کنید.
ترفندهای حرفه‌ای برای نوشتن ایمیل‌هایی که در یادها می‌مانند!
تا اینجا با اصول اولیه نوشتن ایمیل آشنا شدیم، اما اگر می‌خواهید ایمیل‌هایتان واقعاً بدرخشند و تأثیرگذار باشند، باید پا را فراتر بگذارید و ترفندهای حرفه‌ای را بیاموزید. درست مثل یک آشپز حرفه‌ای که با چاشنی‌های خاص، طعمی منحصربه‌فرد به غذاهای خود می‌بخشد، شما هم می‌توانید با این ترفندها، ایمیل‌هایتان را از بقیه متفاوت کنید:
-
هنر استفاده از CC و BCC:
- CC (Carbon Copy): روش رونوشت کاربنی را وقتی که می‌خواهید فرد دیگری از محتوای ایمیل شما باخبر باشد، اما نیازی نمی‌بینید که مستقیماً به آن پاسخ دهد استفاده‌کنید. مانند زمانی که می‌خواهید همکارتان در جریان مکاتبات شما با یک مشتری قرار بگیرد.
- BCC (Blind Carbon Copy): وقتی می‌خواهید ایمیل را برای چند نفر ارسال کنید؛ اما نمی‌خواهید آدرس ایمیل آنها برای بقیه مخاطبان قابل مشاهده باشد از BCC استفاده‌کنید. مثلاً وقتی می‌خواهید یک خبرنامه برای مشتریان خود ارسال کنید.
-
پاسخ خودکار (Auto-reply): دستیار همیشگی شما!
اگر برای مدتی به ایمیل‌هایتان دسترسی ندارید، می‌توانید یک پاسخ خودکار تنظیم کنید تا به‌طور خودکار به ایمیل‌های دریافتی پاسخ دهد و به فرستنده اطلاع دهد که چه زمانی به ایمیل او پاسخ خواهید داد. این کار باعث می‌شود فرستنده نگران عدم پاسخ‌گویی شما نشود و حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد.
-
مدیریت ایمیل: از هرج و مرج تا نظم و ترتیب!
با استفاده از ابزارهای مدیریت ایمیل، می‌توانید ایمیل‌های خود را به‌طور مؤثر سازماندهی کنید، برچسب بزنید یا به پوشه‌های مختلف منتقل کنید و به‌راحتی آنها را پیدا کنید. این کار به شما کمک می‌کند وقت خود را صرف جستجوی ایمیل‌ها نکنید و بر روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید.
-
افزودن فایل پیوست: ارسال هر آنچه که لازم است!
برای افزودن فایل پیوست به ایمیل، کافی است روی گزینه “Attach” یا “Add attachment” کلیک کنید و فایل موردنظر را از کامپیوتر خود انتخاب کنید. به یاد داشته‌باشید که حجم فایل پیوست نباید خیلی زیاد باشد و فرمت آن باید با استانداردهای ایمیل مطابقت داشته‌باشد.
-
استفاده از قالب‌های آماده (Templates): صرفه‌جویی در زمان و انرژی!
اگر به‌طور مرتب ایمیل‌های مشابهی ارسال می‌کنید، می‌توانید از قالب‌های آماده استفاده‌کنید. این قالب‌ها شامل متن و ساختار آماده برای ایمیل‌های مختلف هستند و به شما کمک می‌کنند در زمان و انرژی خود صرفه‌جویی کنید.
با یادگیری این ترفندهای پیشرفته، می‌توانید ایمیل‌های حرفه‌ای و تأثیرگذاری بنویسید که در ذهن خواننده باقی بماند و شما را به‌عنوان فردی متخصص و قابل‌اعتماد معرفی کند.
ایمیل‌هایتان را از این اشتباهات رایج نجات دهید!
حتی با دانستن تمام نکات و ترفندها، گاهی اوقات اشتباهات کوچکی در نوشتن ایمیل به انگلیسی رخ می‌دهد که می‌تواند تأثیر منفی بر مخاطب بگذارد و حتی باعث سوء تفاهم شود. تصور کنید می‌خواهید برای یک شرکت معتبر درخواست کار بدهید؛ اما در ایمیلتان غلط املایی وجود داشته‌باشد! مطمئناً این اشتباه کوچک می‌تواند شانس شما را برای کسب آن شغل نابود کند.
پس برای اینکه از این اشتباهات رایج جلوگیری کنید و ایمیل‌های بی‌نقص‌ی بنویسید به نکات زیر توجه کنید:
-
لحن نامناسب:
یکی از مهم‌ترین نکات در نوشتن ایمیل به انگلیسی، انتخاب لحن مناسب است. همانطور که قبلاً گفتیم، لحن ایمیل باید با مخاطب و هدف شما مطابقت داشته‌باشد. استفاده از لحن خیلی رسمی در ایمیل به یک دوست یا لحن خیلی صمیمی در ایمیل به یک استاد می‌تواند نامناسب باشد.
-
عدم رعایت ساختار ایمیل:
همانطور که در بخش‌های قبل توضیح دادیم، هر ایمیل باید دارای ساختار مشخصی باشد (موضوع، خطاب محترمانه، بدنه اصلی، پایان). عدم رعایت این ساختار می‌تواند ایمیل شما را نامرتب و غیرحرفه‌ای نشان دهد.
-
اشتباهات گرامر و املایی:
قبل از ارسال ایمیل، حتماً آن را از نظر گرامر و املای کلمات بررسی کنید. اشتباهات گرامر و املایی می‌تواند باعث شود خواننده به شما به‌عنوان فردی بی‌دقت و غیرحرفه‌ای نگاه کند.
-
استفاده بیش‌ازحد از علامت تعجب و ایموجی:
استفاده از علامت تعجب و ایموجی در ایمیل‌های غیررسمی می‌تواند قابل قبول باشد؛ اما در ایمیل‌های رسمی بهتر است از آنها استفاده نکنید. استفاده بیش‌ازحد از این علائم می‌تواند ایمیل شما را غیرحرفه‌ای و حتی کودکانه نشان دهد.
-
نوشتن ایمیل‌های خیلی طولانی:
سعی کنید ایمیل‌هایتان را کوتاه و مختصر بنویسید. هیچ‌کس دوست ندارد یک ایمیل طولانی و پر از مطالب غیرضروری را بخواند. اگر مطلب زیادی برای گفتن دارید، بهتر است آن را به چند ایمیل کوتاه‌تر تقسیم کنید.
با اجتناب از این اشتباهات رایج، می‌توانید ایمیل‌های بی‌نقص و تأثیرگذاری بنویسید که شما را به‌عنوان فردی حرفه‌ای و قابل‌اعتماد معرفی می‌کنند.
|
نوع اشتباه |
نوع ایمیل |
|
|
اشتباهات گرامری |
|
همه نوع ایمیل، به‌خصوص ایمیل‌های رسمی |
|
اشتباهات املایی |
|
همه نوع ایمیل |
|
لحن نامناسب |
|
همه نوع ایمیل |
|
عدم رعایت ساختار ایمیل |
|
همه نوع ایمیل به‌خصوص ایمیل‌های رسمی |
|
استفاده نادرست از علائم نگارشی |
|
همه نوع ایمیل |
|
طولانی بودن ایمیل |
|
همه نوع ایمیل |
|
عدم استفاده از کلمات و عبارات مناسب |
|
همه نوع ایمیل |
|
پیوست نکردن فایل |
|
ایمیل‌های رسمی، اداری و ایمیل به استاد |
|
همه نوع ایمیل | |
|
همه نوع ایمیل | |
قلم‌تان را بردارید و دنیای جدیدی را فتح کنید!
تبریک می‌گوییم! اکنون شما با اسرار نوشتن ایمیل به انگلیسی آشنا شده‌اید و آماده‌اید تا با اعتماد به نفس با دنیا ارتباط برقرار کنید. اکنون از نوشتن ایمیل برای دانشگاه رویایی‌تان گرفته تا رزرو هتل برای سفر به کشورهای خارجی، هیچ‌چیز شما را متوقف نخواهد کرد! اما اگر می‌خواهید به این مهارت به‌طور کامل مسلط شوید و ایمیل‌هایی بنویسید که همه را شگفت‌زده کند، کانون زبان خیام در کنار شماست. با شرکت در دوره‌های آموزشی ما علاوه بر مکالمه انگلیسی در سطوح مختلف، اصول نوشتن انواع متن‌ها و ایمیل‌ها را نیز فرا می‌گیرید.
با آموختن مهارت انگلیسی در کانون زبان خیام، دریچه‌ای از فرصت‌ها به روی شما باز می‌شود. می‌توانید با افراد مختلف از سراسر دنیا ارتباط برقرار کنید، در کنفرانس‌های بین‌المللی شرکت کنید و حتی شغل رویایی‌تان را در یک شرکت خارجی به‌دست آورید!
فرصت را از دست ندهید!
همین امروز با کانون زبان خیام تماس بگیرید و در دوره‌های آموزشی ما ثبت نام کنید. ما شما را راهنمایی می‌کنیم تا با قدرت کلمات، آینده خود را بسازید!
